Of het nu over een digitaliseringsoperatie, de lancering van een nieuwe dienst of een aanpassing van een vastgeroeste werkmethode gaat: elk veranderingstraject zorgt voor onzekerheid op de werkvloer.
Daarom is een stappenplan van goudwaarde. CKG De Schommel focuste in hun verandermanagement op onderstaande 10 aandachtspunten. Zo bereiken ze beter hun vooropgestelde doel.
Extra inspiratie uit de social profit: verandermanagement in de praktijk
Om ouders met opvoedingsvragen via CKG De Schommel meteen te kunnen helpen, startten Laurien Tielens en Emmelien Bens een zoektocht naar een ‘blended’ platform. Dankzij een digitale tool vinden ouders de juiste suggesties voor de eerste hulp bij opvoedingsuitdagingen.
1. Baken de uitdaging af
Om een adequaat antwoord te vinden, moet je eerst en vooral de juiste vraag stellen. Voorzie dus voldoende tijd om jouw uitdaging helder af te bakenen bij het begin van jouw traject. Want hoe beter je weet wat het concrete probleem is, hoe efficiënter je de juiste oplossing kan aflijnen. Zo voorkom je een frustrerend partijtje ‘veranderen om te veranderen’.
2. Ga in gesprek met medewerkers en gebruikers
Jouw visie en inschatting is belangrijk. Maar het gevaar genaamd ‘tunnelvisie’ loert altijd om de hoek. Trek het verkennende gesprek daarom open. Leg je vragen en ideeën voor aan collega’s en knoop gesprekken aan met de mensen uit jullie doelgroep. Hoe kijken jouw medewerkers tegen de uitdaging aan? En wat verwachten (toekomstige) gebruikers van de nieuwe oplossing? Met die input in het achterhoofd hou je de uitdaging en de oplossing op één lijn.
3. Inventariseer soortgelijke oplossingen
Je hoeft het wiel niet nog eens uit te vinden: voor zowat elke uitdaging - in eender welk vakgebied - bestaat er intussen een lange reeks oplossingen. Duik daarom in de zee van bestaande tools en apps. Bekijk ze kritisch en kweek een pantser tegen al te enthousiaste verkooppraatjes. Want hoewel er heel veel bestaat, is de kans klein dat je op een exacte match stoot. Daarom is het in dit stadium van je verandermanagement belangrijk om het huidige aanbod te inventariseren.
Tip: spreek met experts uit hogescholen en universiteiten over oplossingen
4. Laat je goed begeleiden
Elk onderdeel in je stappenplan smeekt om een specifieke aanpak. De persoon die op al die uiteenlopende domeinen uitblinkt, moet allicht nog geboren worden. Daarom haal je best externe expertise - complementair aan de kennis binnen jouw organisatie - aan boord. Die experts brengen automatisch nieuwe inzichten aan. En bovendien houden ze dankzij hun metier de snelheid in jouw project. Dat is belangrijk om iedereen gemotiveerd te houden.
5. Betrek je doelgroep actief in je verandermanagement
Na een tijd ga je helemaal op in de materie van je veranderingstraject. Je staat ermee op en je gaat ermee slapen. Overal zie je nieuwe inspiratie en mogelijkheden opduiken om je idee verder te verfijnen. Dat is goed, want zo blijft je project op kruissnelheid. Maar hou je communicatielijnen zo veel mogelijk open. Blijf afstemmen met je collega’s, leidinggevenden, stakeholders én je doelgroep. Zo zien ook zij dat je voortgang boekt. Bovendien houden hun (algemene of specifieke) vragen jou altijd bij de les.
6. Vind subsidies binnen je verandermanagement
Eens je de initiële goedkeuring voor een veranderingstraject ontvangt, duimt iedereen voor een succesvolle uitkomst. Dat is net zoals in het onderwijs: iedere leerkracht, lector of professor wil zijn leerling of student zien slagen. Om dat mogelijk te maken, is er via verschillende wegen ook financiële ondersteuning mogelijk. Lijst daarom alle mogelijke organisaties op die in jouw project zouden willen investeren. Zo’n subsidiedossier schrijven, slorpt tijd op. Maar als je een positief antwoord krijgt, is het die tijdsinvestering binnen je verandermanagement meer dan waard.
7. Ga op je gezicht
Hoe strak jouw plan ook is, de kans is groot dat je onderweg een uitschuiver maakt. Vergelijk het met pubers die ‘veranderen’ van kind naar volwassene: gegarandeerd dat ze onderweg zichzelf tegenkomen of een keer flink met hun gezicht tegen de muur botsen. Aangenaam is het niet, maar het zorgt wel voor onbetaalbare inzichten. Vallen hoort bij je verandermanagement. Zolang je maar opnieuw rechtkrabbelt en verdergaat.
8. Blijf naïef optimistisch in je verandermanagement
Het lijkt wel of de meeste medemensen spontaan bedanken voor een verandering. De sprong in het onbekende lijkt hen enorm af te schrikken. Dat zou ertoe kunnen leiden dat ze de boel beginnen afremmen. In zo’n geval helpt het als je kan tappen uit een vat naïef optimisme. Spendeer niet te veel energie aan onterecht negativisme. Integendeel, blijf geloven in de doorbraak. Want als je zelf niet meer zeker bent, haal je de fundamenten voor de verandering onderuit.
9. Accepteer dat niet alle ideeën af zijn
Tijdens je zoektocht ontspruiten ongetwijfeld een reeks afgeleide ideeën en plannen. Laat je daardoor niet van je stuk brengen. Want het is al moeilijk genoeg om je basisidee te realiseren. Tegelijk heeft iedereen zijn karakter. Daarbij kan de ene collega het gevoel hebben dat je alles nog een keer moet nakijken, terwijl de andere het hoog tijd vindt om eindelijk te springen. Ga daarin op zoek naar het compromis: zie die verschillen als een verrijking. Wat de een te veel heeft, remt de andere wat af. Op moeilijke momenten stimuleert de onderlinge ‘diversiteit’ net om tot een onderbouwde beslissing te komen.
10. Weet dat er weerstand zal komen
Mensen veranderen niet graag, omwille van heel uiteenlopende redenen. Een nieuw systeem impliceert vaak inlooptijd en bijscholing, waar niet iedereen voldoende extra tijd voor krijgt. Sommigen kiezen ervoor om zich aan hun gewoontes vast te klampen, ook al zijn die niet optimaal. En nog anderen putten misschien (financieel) voordeel uit de oude oplossing. Daarom proberen ze de ontwikkeling of de verkoop van de innovatie bewust of onbewust te dwarsbomen. Wat de reden ook is, als je weet dat die gaat komen, is het geen verrassing. En eens dat verrassingseffect weg is, slaag je er beter in om het hoofd koel te houden, vastberaden door te gaan en waar nodig in communicatie te gaan.